Dobropis lze připravit dvěma způsoby: Automatickým vygenerováním z pohledávky/závazku nebo ručním zápisem do evidence.

Nejrychlejší způsob přípravy dobropisu.

Z vybraného dokladu (závazku nebo pohledávky) použitím funkce Připravit dobropis.

Takto lze postupovat pouze u dokladů (závazků nebo pohledávek), které jsou ve stavu potvrzeném nebo ve stavu Částečně uhrazený. Nejde generovat dobropisy z dokladů ve stavu Nový a Uhrazený.

Obsah výsledného dobropisu se upravuje v dialogovém okně

Dobropis se zadává analogicky jako přijatá či vydaná faktura.

Dobropis se skládá z hlavičky a z jedné nebo více položek. Při zápisu nového dobropisu je nutno nejprve vyplnit základní údaje v hlavičce.

Nové záznamy lze na formuláři přidat dvojím způsobem:

Pro účetní evidenci dobropisu je určující hodnota Skupina, která obsahuje kód z číselníku Skupiny P/Z. Zařazením do skupiny je částečně vybrán způsob zaúčtování a dále dokladová řada (doklad lze změnit).

Po vyplnění všech potřebných údajů a uložení (tlačítko Potvrdit záznam nebo volba Úpravy - Potvrdit změnit nebo klávesová zkratka F2) je záznam ve stavu Nová. V tomto stavu nemá přiřazeno číslo dokladu a lze jej jakkoli dále upravovat i vymazat.

Další informace jsou analogické například s pohledávkami a jsou uvedeny v rámci popisu jednotlivých údajů na pohledávce.

Pokud je dobropis ve stavu Nová lze na kartě Položky libovolně přidávat, mazat a upravovat položky (volby nabídky Úpravy nebo tlačítka na horní liště okna).

Přidání nové položky se provede z aktivní karty Položky volbou Úpravy - Nový záznam nebo tlačítkem Přidat záznam. Dialog pro nový záznam lze otevřít také poklepáním na prázdné řádce v seznamu položek.

Předmět fakturace se zpravidla doplňuje z číselníku Produkty. Po zápisu kódu produktu do příslušného pole, resp. po výběru ze seznamu položek číselníku jsou doplněny všechny základní údaje: název, měrná jednotka, jednotková cena a kód daně. Všechny údaje lze měnit oproti doplněným hodnotám. Dále je nutno uvést fakturované množství a doplnit položkovou slevu v procentuálním nebo absolutním vyjádření. Na hodnotu jednotkové ceny a také případné slevy může mít vliv uplatněný systém ceníků a množstevních slev. Kromě obchodních informací nese zboží z číselníku Produkty také hodnotu syntetického a analytického účtu pro účtování.

Předmět fakturace (název položky faktury) lze doplnit také bez použití číselníku. Tato možnost by měla být využívána pouze ve výjimečných případech, protože kromě nutného doplnění všech údajů není proveden korektní účetní zápis při vystavení. Je vhodné vytvořit číselník Produkty tak, aby obsahoval všechny varianty obchodních, daňových a účetních parametrů, které se v podniku používají, a to tak, že si málo časté případy fakturace vynutí ruční změnu doplněných údajů.

Tlačítkem Vystavit se otvírá dialog vystavení / přijetí dobropisu. Obsahuje předvyplněné údaje z připravené faktury.

Lze měnit data vystavení, plnění a splatnosti (buď přímo změnou hodnoty datumu nebo změnou hodnoty spatnosti ve dnech od vystavení).

Zaokrouhlení DPH (nahoru na desetiny) na faktuře lze zapnout nebo vypnout. Výchozí stav značky je dán hodnotou parametru P_ZAOKRDPH (0 - nezaokrouhlit, 1 - zaokrouhlit nahoru na desetihaléře).

Zaokrouhlení celkové částky lze provést pomocí přepínačů. Výchozí způsob zaokrouhlení je dán parametrem P_ZAOKR (0 - nezaokrouhlit, 1 - nahoru, 2 - dolů, 3- matematicky). Vypočtená hodnota zaokrouhlení se doplní do pole Zaokrouhlení, kde ji lze ručně upravit.

V případě použití cizí měny lze v tuto chvíli ještě upravit kurs.

Pomocí přepínačů Var. sym. lze určit způsob doplnění hodnoty variabilního symbolu. Výchozí hodnota přepínače je dána parametrem VARSYM_POH (0 - doplní se ID vystaveného dobropisu, 1 - doplní se číslo dokladu, 2 - doplní se ručně zadaná hodnota).

V rámci dialogu vystavení lze zvolit automatický tisk faktury. Pro tisk je použita sestava uložená v souboru s názvem faktura.rpt.

Po potvrzení dialogu bude dobropis převeden do stavu Vystavená/Přijatý, bude doplněno číslo dokladu podle masky uvedené u příslušného typu dokladu, bude doplněn variabilní symbol způsobem uvedeným v dialogu vystavení a bude provedeno vybrané zaokrouhlení.

Ve stavu Vystavená/Přijatý nelze dobropis měnit ani vymazat. Úpravy lze provádět pouze definovaným způsobem.

Tisk faktury lze zvolit v rámci dialogu vystavení nebo je možno kdykoli vytisknout fakturu volbou Sestavy - Faktura (nebo jiná sestava).

Další popis tisku naleznete zde.

Při potvrzení dobropisu je zároveň provedeno vytvoření účetních zápisů v transakci //Pohledávky (//Závazky). Způsob zaúčtování je proveden na základě účetní operace Vystavení pohledávky (Přijetí závazku), kterou je určen způsob dosazení hodnot účetního zápisu.

Účtování se provádí v částkách přepočtených na Kč.

Účtování je analogické s účtováním pohledávky nebo závazku.