Přehled formulářů, které jsou shodné pro více agend, nebo číselníků, v rámci NBS.
Formulář pro zobrazení položky vypořádání je společný. Obsahuje tyto údaje:
Typ vypořádání - obsahuje jednu z variant: úhrada, storno, zúčtování, zrušení.
Období - obsahuje datum období vypořádání.
Účetní operace - obsahuje automaticky doplněný odkaz na účetní operaci použitou pro zaúčtování podle číselníku Účetní operace.
Int. ID - obsahuje interní číslo vypořádání přiřazené systémem.
Doklady (vypořádaný a vypořádající) - obsahuje název vypořádávaného, resp. vypořádajícího typu dokladu, kód podle číselníku dokladů, číslo dokladu, rok dokladu, vypořádávanou částku a případně číslo položky dokladu.
Částka v Kč - obsahuje vypořádávanou hodnotu v Kč.
Kurs - obsahuje hodnotu 1 nebo příslušný denní kurs z kursovního lístku.
Druh zúčtování - je doplněn v případě použití funkce Zúčtovat ... na základě použitého zúčtování z číselníku druhy zúčtování.
Kursový rozdíl - obsahuje vypočtenou hodnotu kursového rozdílu
Poznámka - je doplněna podle komentáře nebo poznámky na vypořádajícím dokladu.
Účetní doklad - obsahuje odkaz na účetní doklad o vypořádání (kód dokladu, číslo dokladu a rok).
Vypořádal - obsahuje jméno uživatele, který vypořádání provedl.
Vypořádáno - obsahuje datum provedení vypořádání.
Obsahuje seznam účetním zápisů provedených v souvislosti s vypořádáním. Popis formuláře je zde.
Tento formulář obsahuje detailní pohled na údaje o účetním zápisu.
Číslo - obsahuje pořadové číslo přílohy pro partnera.
Název - obsahuje název přílohy.
Zapsal - obsahuje jméno uživatele, který přílohu přidal.
Zapsáno - obsahuje datum, kdy byla příloha přidána.
Změnil - obsahuje jméno uživatele, který přílohu změnil.
Změněno - obsahuje datum změny přílohy.
Přílohy - obsahuje vložený objekt anebo odkaz na objekt.
Operace prováděné nad prvotními doklady (vystavení pohledávky, přijetí závazku, vypořádání atd.) lze v různých fázích zpracování rušit. O zrušení, jehož chování se u každé dokladové řady řídí nastavením, se vede evidence.
Evidence zrušených operací je přístupná z hlavního formuláře NOTIA Systém II volbou Agendy - Zrušené operace. V seznamu je evidováno:
Účetní operace - obsahuje název účetní operace podle číselníku účetní operace.
Poznámka - obsahuje údaj o předmětu rušení, kód/číslo/rok dokladu; částku a důvod zapsaný uživatelem při rušení.
Zrušil - obsahuje jméno uživatele,
Zrušeno - obsahuje datum zrušení,
Kód dokl. - obsahuje dokladovou řadu podle číselníku dokladové řady.
Číslo dokl. - obsahuje číslo dokladu.
Rok dokl. - obsahuje rok dokladu.
Období - obsahuje datum období dokladu.
Úč.operace - typ - obsahuje typ (číselné označení) účetní operace podle číselníku účetní operace.
další identifikace operace: Typ zdroje,ID zdroje,Číslo zdroje
ID dokl. - obsahuje identifikační číslo dokladu přiřazené systémem.
Přecenění se provádí u dokladů v cizí měně, které nejsou ke konkrétnímu datu vypořádané.
V evidenci pohledávky funkce Pohledávky/Přecenit kurzy.
V evidenci závazky funkce Závazky/Přecenit kurzy.
V evidenci zálohy funkce Zálohy/Přecenit kurzy.
Podmínkou je aby byl k vybranému datu přecenění vyplněn kurz v číselník měny u dokladu, který má nastavené pevné kurzy, nebo v číselník kurzovní lístek u dokladu, který má nastavené denní kurzy.
Nastavení denních nebo pevných kurzů u typy dokladu se provádí v číselníku typy dokladů.
Po výběru funkce se otevře okno Přecenit kurzy.
Datum - obsahuje datum ke ketrému se mají přecenit kurzy.
Doklad - obsahuje kód dokaldu podle číselníku dokladové řady.
Po potvrzení se provede přecenění kurzů u dokladů. U dokladů, které jsou přeceněny se na záložce Kurzy zobrazuje:
# - obsahuje číslo položky v tabulce.
Datum - obsahuje datum ke kterému byl přeceněn kurz.
Původní kurz - obsahuje hodnotu původného kurzu.
Nový kurz - obsahuje hodnotu kurzu po přecenění.
ID vypořádání - obsahuje ID přecenění.
Dokladům, které jsou ve stavu Nový/Nová lze přiřadit číslo ještě před jejich vystavením/přijetím.
Dialog pro zaevidování (přiřazení číslo) dokladu se otevírá volbou z menu, např. Pohledávky, nebo Závazky, atd. (pojmenování je podle evidence ve které uživatel pracuje) a výběrem funkce Zaevidovat.
Dialogové okno obsahuje:
Pole zobrazující kód odkladu, případné dosavadní číslo a rok dokladu.
, která lze přiřadit vybranému dokladu.
Seznam zobrazující volná čísla vybrané dokladové řady zobrazená v číselníku doklady volné. Číslo lze k dokladu přiřadit po zaškrtnutí pole Vybrat volné a klepnutím myší na vybrané číslo.
Přiřadit číslo - slouží pro specifikaci přidělení čísla vybranému dokladu:
Nové - vygeneruje dokladu nové číslo - poslední použité v dokladové řadě + 1.
Vybrat volné - umožňuje výběr libovolného volného čísla ze seznamu.
Nejmenší volné - automaticky přiřadí dokladu nejnižší volné číslo.
Nejvyšší volné - automaticky přiřadí dokladu nejvyšší volné číslo.
Smazat číslo - slouží pro smazání stávajícího čísla dokladu.
Smazat číslo - slouží pro smazání stávajícího čísla dokladu. Po potvrzení okna Zaevidovat doklad se číslo dokladu zobrazuje v číselníku doklady volné a lze ho přiřadit k libovolnému dokladu, který je ve stavu Nová/Nový.
Doklady, které jsou ve stavu Vystavená, nebo Přijatá nelze upravovat ani mazat. Nejdříve je nutné je převést do stavu Nový a poté je možné provádět úpravy, nebo i smazání dokladu.
Dialog pro zrušení se otevírá volbou z menu, např. Pohledávky, nebo Závazky, atd. (pojmenování je podle evidence ve které uživatel pracuje) a výběrem funkce Zrušit (pojmenování zrušení je podle vidence ve které uživatel pracuje), např. v pohledávkách Zrušit vystavení, v závazcích Zrušit přijetí.
Dialogové okno obsahuje:
Název - zobrazuje pojmenování rušené operace.
Popis - zobrazuje popis operace.
Doklad - zobrazuje údaje o dokladu: dokladovou řadu/číslo dokladu/rok dokladu.
Období - zobrazuje datum období dokladu.
Částka - zobrazuje částku celkovou částku dokladu.
Důvod - pole pro vyplnění důvodu rušení operace. Důvod je evidován v evidenci zrušených operací. Protože se jedná o jedinou možnost dodatečně zjistit proč byl doklad zrušen, tak je důležité vyplňovat důvody rušení srozumitelně.
Po potvrzení dialogu budou v transakcích zrušeny účetní záznamy související s rušenou operací. Doklad bude buď převeden do stavu Nový nebo bude označen stavem Zrušený. Toto chování souvisí s nastavením v číselníku Typy dokladů., jméno uživatele, který provedl zrušení, datum zrušení, základní údaje o dokladu a důvod zrušení jsou evidovány a zaznamenány v evidenci zrušených operací.
Storno dokladu se používá v případě, že je účetní doklad zaúčtováno v účetním deníku, nebo není možné použít funkci Zrušit.
Dialog pro storno se otevírá volbou z menu, např. Pohledávky, nebo Závazky, atd. (pojmenování je podle evidence ve které uživatel pracuje) a výběrem funkce Stornovat.
Dialogové okno obsahuje:
Doklad - zobrazuje údaje o dokladu: dokladovou řadu/číslo dokladu/rok dokladu.
Vystavení - zobrazuje datum vystavení dokladu.
Zůstatek - zobrazuje částku zůstatku dokladu.
Údaje pro storno - obsahují údaje nutné pro vygenerování storno dokladu:
Doklad - obsahuje kód dokladu storna podle číselníku dokladů.
Období - obsahuje datum období storno dokladu.
Plnění - obsahuje datum plnnění strono dokladu.
Důvod - pole pro vyplnění důvodu strona dokladu. Důvod je evidován v poznámce u účetního zápisu . Protože se jedná o jedinou možnost dodatečně zjistit proč byl doklad stornován, tak je důležité vyplňovat důvody storna srozumitelně.
Po potvrzení dialogu se do transakce vygenerují účetní záznamy související se stornem.
Funkci Storno lze zrušit po výběru volby z menu, např. Pohledávky, nebo Závazky, atd. (pojmenování je podle evidence ve které uživatel pracuje) a výběrem funkce Zrušit storno. Zobrazí se dotaz zda se má zrušit storno dokladu. Po potvrzení se zobrazí infomace o zrušení storna dokladu a zároveň se smažou účetní záznamy související se stornem a doklad se převede do původního stavu, např. Vystavená (pohledávky), nebo Přijaté (závazky).
Jedná se o formu vypořádání dokladu.
Dialog obsahuje položky:
Vypořádat - skupina polí zobrazující:
Doklad - kód dokladu, číslo odkladu a rok dokladu.
Prij/Vyst - datum přijetí/vystavení dokladu.
Blok. - částku dokaldu, která je blokovaná pro zápočet.
Celkem - celkovou částku dokladu.
Zůst. - zůstatek dokladu (nevypořádanou částku).
Zúčtovat - určuje částku pro zúčtování.
Kurz - obsahuje kurz podle číselníku Kurzovní lístek.
Částka přepočtěná na Kč podle kurzu.
Doklad - obsahuje dokladovou řadu podle číselníku Dokladové řady.
Vystavení - obsahuje datum vystavení.
Druh - obsahuje druh vypořádání podle číselníku Druhy zúčtování.
Útvar - obsahuje útvar podle číselníku Útvary.
Výkon - obsahuje výkon podle číselníku Výkony.
Zakázka - obsahuje zakázku podle číselníku Zakázky.
Pole s pojmenováním druhu zúčtování.
Zapsat na MD - určuje zda se mají útvar, výkon a zakázka zapsat na stranu MD
Zapsat na DAL - určuje zda se mají útvar, výkon a zakázka zapsat na stranu DAL
Poznámka - obsahuje případnou poznámku k vypořádání.
Párovací symboly - skupina polí pro ruční zápis párovacích symbolů.
PS1 - obsahuje párovací symbol 1 pro strany MD a DAL
PS2 - obsahuje párovací symbol 2 pro strany MD a DAL
Předkontovat - zaškrtávací pole, zobrazuje pole pro zápis účtu předkontace podle účtového rozvrhu. Pro pohledávky na stranu MD a pro závazky pro ostranu DAL.