Modul Zálohy je určen pro evidenci zálohových plateb a dalších bankovních a pokladních pohybů, které nelze standardním způsobem zúčtovat (přeplatky, omyly).
Typ zálohy - obsahuje údaj pro rozlišení přijatých a vydaných záloh.
Doklad - obsahuje kód dokladu podle číselníku dokladů a přidělené číslo.
Skupina - obsahuje kód skupiny podle číselníku skupin pohledávek a závazků.
Var. sym. - obsahuje variabilní symbol dokladu pro identifikaci platby.
Měna - obsahuje kód měny z číselníku měn, která se vztahuje k základním hodnotám částek uvedených na dokladu.
Kurs - obsahuje kurs použité měny pro den vystavení. Pro doplnění se použije číselník Kursovní lístek.
Datum - obsahuje datum vzniku zálohy.
Poznámka - obsahuje případnou poznámku.
Partner - obsahuje zkratku, název a adresu plátce nebo příjemce zálohy z číselníku Partneři.
Účet - obsahuje číslo účtu, kód banky a konstantní symbol z nějž nebo na nějž vyla záloha hrazena.
Zapsal - autor a datum zápisu zálohy.
Částka - obsahuje původní částku zálohy v Kč a v původní měně.
Zůstatek - obsahuje zůstatek zálohy.
Obsahuje informace o vniku zálohy - odkaz na doklady a operace, ze kterých záloha vznikla.
Obsahuje seznam vypořádání zálohy. Formulář položky je popsán zde.
Obsahuje seznam účetních zápisů provedených v souvislosti s fakturou. Formulář účetního zápisu je popsán zde.
Zálohy se používají pro evidenci pohybů peněz v pokladně a bance, které nejsou určeny na úhradu pohledávek a závazků, resp. je nelze jiným způsobem zúčtovat. Typickými záznamy evidence jsou zálohy, přeplatky a omyly. Modul Zálohy je tedy vlastně dokladovým rozpisem některým rozvahových účtů.
S výjimkou zápisu dokladů z minulých období při zahájení práce se systémem, nelze do evidence Zálohy přímo zapisovat. Záznamy vznikají:
Typickým příkladem je úhrada zálohové faktury, která automaticky generuje záznam do evidence záloh.
Zálohu lze vypořádat těmito způsoby:
uhradit pohledávku nebo závazek (volba Vypořádat - Uhradit pohledávku/závazek);
vrátit ji nebo přijmou (vypořádáním v modulu Banka nebo vypořádáním v modulu Pokladna).
V případě přijaté zálohy, přeplatku nebo omylu lze připravit příkaz k úhradě volbou Zálohy - Připravit příkaz k úhradě.
Zde je popsán výpočet eventuálních kurzových rozdílů.
Vložení nevypořádaných dokladů do evidence je operace, která se provádí pouze jednou, a to na začátku práce se systémem NOTIA Systém II.
Starší neuhrazené doklady, které je nutné vložit do evidence z důvodu použití pro úhrady dokladů se vkládají nestandardně, přímo v modulu zálohy. Standardní zálohy zde nelze ručně zapsat, modul zálohy slouží pouze pro evidenci a vypořádávání záloh.
Při vkládání starších nevypořádaných záloh je nutné mít nastaveny vyjmenované parametry systému (Administrátor - Zobrazit - Parametry systému) na následující hodnoty:
ZAL_PZ ..... hodnota = 1
Varování
Při nastaveném parametru na 1 se mohou vkládat pouze starší doklady. Poté je nutné vrátit parametr na hodnotu 0 !!!
Kódy dokladů, které mají mít převáděné doklady je potřeba vložit do číselníku dokladů pro příslušný rok podle datumu vkládaného dokladu. Systém nevytváří při této operaci žádné účetní zápisy.