Pasivní příjem informací pro řízení

Po mnohaletých zkušenostech s požadavky vedoucích pracovníků přicházíme s nástrojem pro pasivní práci s informacemi. NBS nyní umožňuje nadefinování tzv. informačních zpráv, které se v předem nastaveném čase odesílají e-mailem definovanému uživateli nebo uživatelům s obsahem generovaným z obchodních, finančních a provozních dat.

Automatické zprávy

Nový způsob příjmu informací je pasivní jen zdánlivě. Odkazy obsažené v automatickém sdělení umožňují rychlý přechod na detailní nebo související informace.

Elektronickou zprávu uživatel dostává automaticky bez vlastní aktivity a cílem je, aby tímto způsobem získal základní informace, které pro svou práci a rozhodování potřebuje. Zprávy navíc obsahují hypertextové odkazy, které vedou na detailní zobrazení informace sumárně popsané ve zprávě.

Použití

Použití je tak snadné, jako je snadné používání klienta elektronické pošty. Tam, kam se za uživatelem dostane e-mail, bude i ve spojení s obchodními a finančními daty v předem připravené podobě. K datům se tedy dostane nejen z počítače ale i z chytřejšího mobilního telefonu.

Samotný informační obsah je v těle mailu nebo v příloze (html) nebo sumarizace v těle a detaily v příloze. Obecně platí, že informační mail může obsahovat jakékoli informace zjistitelné z NBS.

Příklad použití 1: Vedoucí střediska (nebo celého podniku) dostává každý všední den v 8:00 e-mail se sumou nákladů a výnosů za běžný a minulý měsíc, s přehledem největších neplatičů a výší jejich dluhu, s přehledem splatných závazků a se sumou hotovosti na účtech a v pokladnách.

Picture

Příklad použití 2: Obchodník dostává každé pondělí přehled nejprodávanějšího a nejméně prodávaného zboží, informaci o vývoji hodnoty skladu a počtech zboží mimo nastavené skladové limity.

Příklad použití 3: Vedoucí zakázky dostává ráno každý den následující po pracovním dni přehled práce podřízených pracovníků. Každý první den v měsíci pak vedoucí zakázky dostává měsíční přehledy práce pracovníků a rekapitulaci zakázek.

Picture

Uvedené příklady mají být inspirací pro definování vlastních požadavků.

Jak zprovoznit

Zatímco použití je snadné, nastavení informačních zpráv musí provést administrátor NBS a naši konzultanti. Je nutné:

Ještě něco navíc – vyžádání informace pomocí e-mailu

Kromě pasivně posílaných zpráv je nově v NBS zahrnuta i nadstavba, která umožňuje uživateli vyžádat si odeslání informací. Funguje to tak, že na určenou adresu (např. nbs@naspodnik.cz) uživatel odešle zprávu v definovaném tvaru a na jeho adresu se obratem vrátí odpověď. Uživatel se tak ptá systému a systém odpovídá. Systém ovšem umí odpovídat jen na dotazy, které jsou předem definované.

Příkladem může být třeba zjištění informací o partnerovi. Na adresu nbs@naspodnik.cz pošlete e-mail s předmětem Dotaz ICO: 45317119. Obratem přijde odpověď s detaily o firmě ICO 45317119, s kontakty, obraty, pohledávkami a závazky atd.

Důležité je, že ptát se může vždy jen oprávněný uživatel NBS předem definovaný správcem. Nehrozí tedy tímto způsobem vytahování informací kýmkoli jiným.