Po mnohaletých zkušenostech s požadavky vedoucích pracovníků přicházíme s nástrojem pro pasivní práci s informacemi. NBS nyní umožňuje nadefinování tzv. informačních zpráv, které se v předem nastaveném čase odesílají e-mailem definovanému uživateli nebo uživatelům s obsahem generovaným z obchodních, finančních a provozních dat.
Odkazy obsažené v automatickém sdílení umožňují rychlý přechod na detailní nebo související informace.
Elektronickou zprávu uživatel dostává automaticky bez vlastní aktivity a cílem je, aby tímto způsobem získal základní informace, které pro svou práci a rozhodování potřebuje. Zprávy navíc obsahují hypertextové odkazy, které vedou na detailní zobrazení informace sumárně popsané ve zprávě.
Použití
Použití je tak snadné, jako je snadné používání klienta elektronické pošty. Tam, kam se za uživatelem dostane e-mail, bude i ve spojení s obchodními a finančními daty v předem připravené podobě. K datům se tedy dostane nejen z počítače ale i z chytřejšího mobilního telefonu.
Samotný informační obsah je v těle mailu nebo v příloze (html) nebo sumarizace v těle a detaily v příloze. Obecně platí, že informační mail může obsahovat jakékoli informace zjistitelné z NBS.
Příklad použití 1: Vedoucí střediska (nebo celého podniku) dostává každý všední den v 8:00 e-mail se sumou nákladů a výnosů za běžný a minulý měsíc, s přehledem největších neplatičů a výší jejich dluhu, s přehledem splatných závazků a se sumou hotovosti na účtech a v pokladnách.
Příklad použití 2: Obchodník dostává každé pondělí přehled nejprodávanějšího a nejméně prodávaného zboží, informaci o vývoji hodnoty skladu a počtech zboží mimo nastavené skladové limity.
Příklad použití 3: Vedoucí zakázky dostává ráno každý den následující po pracovním dni přehled práce podřízených pracovníků. Každý první den v měsíci pak vedoucí zakázky dostává měsíční přehledy práce pracovníků a rekapitulaci zakázek.
Jak zprovoznit
Zatímco použití je snadné, nastavení informačních zpráv musí provést administrátor NBS a naši konzultanti. Je nutné:
- Nastavit smtp odesílání (správce NBS a Notia). (Pokud již používáte el. komunikaci, např. posílání faktur, máte již nastaveno).
- Navrhnout informační zprávu (uživatel) a vytvořit její systémovou definici (Notia).
- Nastavit adresáty, periodicitu sestavování a posílání (správce NBS)
Ještě něco navíc – vyžádání informace pomocí e-mailu
Kromě pasivně posílaných zpráv je nově v NBS zahrnuta i nadstavba, která umožňuje uživateli vyžádat si odeslání informací. Funguje to tak, že na určenou adresu (např. nbs@naspodnik.cz) uživatel odešle zprávu v definovaném tvaru a na jeho adresu se obratem vrátí odpověď. Uživatel se tak ptá systému a systém odpovídá. Systém ovšem umí odpovídat jen na dotazy, které jsou předem definované.
Příkladem může být třeba zjištění informací o partnerovi. Na adresu nbs@naspodnik.cz pošlete e-mail s předmětem Dotaz IC: 45317119. Obratem přijde odpověď s detaily o firmě IC 45317119, s kontakty, obraty, pohledávkami a závazky atd.
Důležité je, že ptát se může vždy jen oprávněný uživatel NBS předem definovaný správcem. Nehrozí tedy tímto způsobem vytahování informací kýmkoli jiným.