Schvalování přijatých faktur (modul Závazky)

Pro další informace o práci se závazky přejděte na popis modulu Závazky.

Pro informace o web a mobilní aplikaci pro schvalování faktur napříč schématy přejděte sem.

PRINCIPY

Schvalování přijatých faktur je volitelná funkce v modulu Závazky, která umožňuje elektronické schválení nebo odmítnutí faktur oprávněnými uživateli NBS. Jedná se v podstatě o elektronickou podobu tištěné košilky, jejího oběhu po podniku a podepisování příslušnými pracovníky. Elektronická verze schvalování a další nástroje v Závazcích operace s tištěnou košilkou nahrazují a v podnicích, kde není proces schvalování triviální, šetří čas a snižuje náklady.

Nové faktuře se při zápisu přidělí tzv. schvalovací proces, který k ní doplní pracovníky (uživatele), kteří mají fakturu schválit a pořadí, v němž je schvalování požadováno. Pracovníci jsou postupně systémem vyzývání k vyjádření, přitom mají k dispozici sken faktury a souvisejících dokumentů. Systém hlídá případné prodlení při schvalování. Po úspěšném schválení lze fakturu přijmout a dále s ní nakládat obvyklým způsobem. Fakturu, která neodpovídá dohodnutým podmínkám nebo má jiné vady, může kterýkoli z uživatelů odmítnout. Proces schvalování je podrobně uveden na každém závazku, a to i zpětně.

Elektronické schvalování je vhodné hlavně v podnicích, kde se na schvalování podílí více osob.

NASTAVENÍ

ORGANIZAČNÍ SCHÉMA

Pro nastavení procesů schvalování faktur je nutné naplnění organizačního schématu minimálně v rozsahu pracovních pozic souvisejících se schvalováním.

SCHVALOVACÍ PROCESY

Číselník Schvalovací procesy by měl zahrnovat všechny varianty schvalování faktur v podniku.

Nastavení osob

Každý proces popisuje požadované pracovní pozice, které fakturu schvalují a pořadí (úrovně), v němž ji schvalují. Pracovní pozice se vybírají z organizačního schématu. Každá pozice je obsazena jedním nebo více pracovníky/uživateli, kteří budou dosazeni do procesu schvalování konkrétního závazku.

Ve schvalovacích procesech se nastavují pozice z organizačního schématu, zatímco na faktuře jsou doplněni konkrétní pracovníci/uživatelé.

Pro každou pozici schvalovacího procesu lze určit, že pro schválení postačuje jen jeden pracovník zařazený na pozici.

Nastavení podmínek procesu

Proces zároveň zahrnuje popis podmínky určující, pro jakou fakturu bude použit: útvar, výkon, zakázka, částka, obchodník apod. Tyto podmínky lze zákaznicky rozšiřovat.

Podmínky automatizují proces přidělení schvalovacího procesu konkrétní faktuře. V případě, že faktura odpovídá více schvalovacím procesům, doplní se na konkrétní fakturu pracovníci/uživatelé ze všech odpovídajících procesů.

Nastavení odpovědné osoby

V procesu se nastavuje odpovědná pozice z organizačního schématu, podle které je doplněn odpovědný pracovník na konkrétní schvalovanou fakturu. Je to osoba, která je upozorňována na prodlení schvalování, na odmítnutí nebo konečné schválení faktury. Měla by to být obvykle účetní, která schválenou fakturu přijme do evidence nebo kvalifikovaně naloží s odmítnutou fakturou.

Systém lze nastavit i tak, že odpovědným pracovníkem za fakturu je uživatel, který fakturu pořídil a označil pro schvalování.

SYSTÉMOVÉ PARAMETRY

Na úrovni administrace systémových parametrů firmy se nastavuje jedna z možností: proces schvalování závazků se nepoužívá / proces schvalování je volitelný pro každý závazek / proces schválení je povinný pro každý závazek.

V třetím případě nelze do evidence přijmout a tedy ani hradit fakturu, která nebyla schválena.

PRÁVA

Dostupnost schvalovacích operací pro uživatele je dána nastavením práv a licencovaných modulů.

DOTAZY V MODULU ZÁVAZKY

Pro snadné dohledání závazku na schválení, schválených závazků apod. je v modulu Závazky potřeba připravit dotazy:

  • Závazky čekající na mé schválení (pro každého uživatele)
  • Schválené závazky (pro účetního)
  • Odmítnuté závazky (pro účetního)
  • Závazky s prodlením schvalovacího procesu (pro účetního)

EMAIL NOTIFIKACE

Pro upozornění účastníků schvalovacího procesu lze použít dva typy upozornění emailem, přičemž je lze kombinovat pro různé případy:

  • Okamžité upozornění uživatele, že je požadováno schválení, že je faktura schválena atd.
  • Periodické upozornění, například denně, na sadu závazků čekajících na schválení apod. (tento způsob je vhodný pro uživatele, kteří by byli zahlcení jednotlivými notifikacemi pro každý závazek).

Způsob notifikace vyberte tak, aby nebyl pracovník zavalen emaily.

METODIKA A INTERNÍ SMĚRNICE

Systém schvalování došlých faktur a odpovědnosti je nutné popsat v interní podnikové metodice.

Potvrzení faktury dané podpisem je nahrazeno volbou pracovníka jednoznačně identifikovaným uživatelským jménem a heslem.

FUNKCE SCHVALOVÁNÍ ZÁVAZKU

Proces a průběh schvalování závazku je patrný ze schématu na záložce Schvalovací proces na záznamu závazku.

ZÁPIS FAKTURY A SPUŠTĚNÍ SCHVALOVÁNÍ

Fakturu ve stavu „nová“ lze předat ke schvalování (nabídka Závazky/Schvalování přijetí). Tím se k závazku doplní schvalující uživatelé v pořadí podle procesu nebo procesů, které odpovídají podmínkám faktury.

Závazky mají novou stavovou informaci Schválení.

Pokud je závazek již schvalován, nelze jej měnit ani ve stavu Nový.

Neschválený závazek nelze přijmout.

PŘILOŽENÍ DOKUMENTŮ

Pokud je v podniku aktivně používáno schvalování závazků, je nutné fakturu a další související dokumenty přiložit k záznamu závazku v elektronické podobě jako výchozí podklad pro vyjádření.

Pro snížení pracnosti při zapisování faktur je vhodné dohodnout s dodavateli elektronické zasílání.

SCHVALOVÁNÍ

Po spuštění schvalování odejde uživatelům prvním úrovně schvalování emailové upozornění na nutnost schválit fakturu. Schválení nebo odmítnutí může uživatel provést:

  • Použitím odkazu ve zprávě a následným potvrzením volby ve webovém formuláři. Je vyžadováno přihlášení jménem a heslem a při odmítnutí je nutné uvést zdůvodnění.
  • V modulu Závazky (win aplikace Notia Business Server), volbou Závazky/Schvalování přijetí/Schválit přijetí… nebo Odmítnout přijetí… Při odmítnutí je nutné uvést zdůvodnění.

Po schválení všemi pracovníky/uživateli první úrovně se proces schvalování opakuje pro druhou a další úrovně.

Po schválení na poslední úrovni je závazek označen za schválený, je upozorněn odpovědný pracovník procesu a závazek lze přijmout do evidence.

KOMENTÁŘE SCHVÁLENÍ (DOPLŇOVÁNÍ KOŠILKY)

Pro schvalování závazků se ve firmě definuje obsah elektronické košilky. To je až 20 položek, které může vyplnit každý pracovník ve schvalovacím procesu, přičemž zároveň vidí komentáře doplněné pracovníky, kteří fakturu schvalovali před ním. Komentáře mohou být součástí tištěné košilky fakturu, pokud se pořizuje.

PŘIDÁNÍ SCHVALOVATELE V PRŮBĚHU SCHVALOVÁNÍ

Pokud některý z uživatelů podílejících se na schvalovacím procesu považuje za vhodné nebo nutné schválení dalším pracovníkem, který se na schválení podle výchozího nastavení nepodílí, může jej do procesu u konkrétní faktury přidat.

ZRUŠENÍ SCHVÁLENÍ

Schválení závazku lze zrušit volbou Závazky/Schvalování přijetí/Zrušit schválení… Zrušení lze provést pouze v případě, kdy ještě nebyl závazek schválen kýmkoli na vyšší úrovni. U závazku, který je ve stavu Schválený nelze již schvalování měnit.

ZRUŠENÍ ODMÍTNUTÍ

Odmítnutí závazku nelze vzít zpět.

ZRUŠENÍ CELÉHO PROCESU SCHVALOVÁNÍ

V případě dodatečně nalezené chyby dokladu nebo schvalovací procedury je možné zrušit celý schvalovací proces. Závazek se převede do stavu Neschvaluje se a je potřeba jej znovu předat ke schvalování.

LOGOVÁNÍ SCHVALOVÁNÍ

Operace spojené se schvalováním jsou zaznamenávány v logu včetně jména uživatele a času provedení.